Tableau de bord
Le tableau de bord donne un coup d'œil rapide sur la journée : ce qui est vendu, ce qui reste à encaisser et les articles en manque.
- Ouvrez « Tableau de bord » après la connexion : c'est la page d'accueil.
- Lisez les cartes du haut : ventes, factures en attente, dettes et articles en stock bas.
- Descendez pour voir les derniers documents et les articles qui sortent le plus.
- Un chiffre vous intrigue ? Cliquez dessus ou ouvrez le module correspondant dans le menu de gauche.
- Astuce : Les montants sont en FCFA, TVA et remises déjà calculées sur les documents.
- Astuce : Sur un téléphone, le tableau de bord tient sur une colonne et se lit en faisant glisser.
Caisse
La caisse enregistreuse : la caissière appuie sur les articles, le ticket sort et le stock se retire tout seul.
- Choisissez le site de production en haut à droite (ou « Tous les sites de production »). Les articles affichés sont ceux de ce site de production.
- Appuyez sur le bouton de l'article à vendre. « + » et « − » dans le ticket changent la quantité.
- Vérifiez le ticket à droite (articles, quantités, total), puis appuyez sur « Valider la vente ».
- Le ticket de caisse s'affiche : « Imprimer » sort le ticket sur le rouleau, « Facture A4 » imprime une facture sur papier A4 à compléter au stylo.
- Chaque vente retire l'article du stock et s'écrit dans « Historique des mouvements » de la Gestion des stocks.
- Astuce : La caissière ne peut que vendre (sortie). Les entrées de stock restent réservées au gestionnaire.
- Astuce : Si un article n'apparaît pas : vérifiez le site de production choisi, puis la page « Gestion des stocks » (le stock doit être suffisant).
- Astuce : Le nom, l'adresse, le logo et les horaires du ticket viennent de « Réglages de la caisse ».
- Astuce : La vente est refusée si la quantité dépasse le stock : le gestionnaire doit d'abord faire une entrée.
Clients
La liste de vos clients. Elle sert sur chaque devis, chaque facture et chaque bon de livraison.
- Appuyez sur « Nouveau » en haut à droite.
- Écrivez au moins le nom du client. Téléphone, email, adresse, ville et N° contribuable sont facultatifs mais utiles sur la facture.
- Appuyez sur « Enregistrer » : le client apparaît dans la liste.
- Pour corriger une fiche : le crayon sur la ligne. Pour retirer un client : la corbeille.
- Astuce : Un client ajouté ici se choisit immédiatement dans le champ « Client » d'un devis ou d'une facture.
- Astuce : Si vous utilisez les sites de production, un client peut être rattaché à un seul site de production : il ne sera proposé que dans celui-là.
Fournisseurs
La liste de ceux qui vous vendent la marchandise (grossistes, importateurs, prestataires).
- Appuyez sur « Nouveau ».
- Écrivez le nom du fournisseur, son téléphone, son email, son adresse et son N° contribuable si vous l'avez.
- Appuyez sur « Enregistrer ».
- Le crayon corrige une fiche, la corbeille la retire.
- Astuce : Le fournisseur n'apparaît pas sur les factures de vos clients : c'est un carnet de contacts pour vos achats.
- Astuce : Notez dans « Notes » ce que vous achetez chez lui et ses conditions de paiement.
Devis
Le devis est une proposition de prix. Le client la lit, dit oui ou non, puis vous la transformez en facture.
- Ouvrez « Devis » puis « Nouveau » : le numéro (DEV-…) est donné automatiquement.
- Choisissez le client, puis ajoutez les lignes : article existant ou texte libre, quantité, prix.
- Ajoutez une remise si besoin, puis « Enregistrer ».
- « Imprimer » ou « PDF » sort le devis sur papier ou en fichier à envoyer.
- Quand le client accepte : ouvrez le devis et faites « Modifier » pour établir la facture.
- Astuce : Un devis ne change jamais le stock : rien n'est réservé ni retiré.
- Astuce : Un devis peut rester en liste longtemps ; vous le reprenez à tout moment.
Factures
La facture est le vrai document de vente : c'est elle qui sort les articles du stock et compte dans vos ventes.
- Ouvrez « Factures » puis « Nouveau » : le numéro (FAC-…) est donné automatiquement.
- Choisissez le client, ajoutez les lignes (article ou texte libre, quantité, prix), la remise et la durée en mois si c'est un abonnement.
- Vérifiez le total, puis « Enregistrer ».
- « Imprimer » ou « PDF » pour la remise au client.
- Cochez « Payée » quand le client règle. Sinon la facture reste dans les impayés.
- Astuce : « Modifier » corrige une facture sans changer son numéro.
- Astuce : « Supprimer » (gestionnaire ou administrateur seulement) retire la facture et ses paiements ; les articles reviennent en stock.
- Astuce : La facture retire les quantités du site de production principal ; le bon de livraison ne touche pas au stock.
Carnet de dettes
Le carnet de dettes suit ce que vous devez aux autres : créancier, montant, déjà payé et échéance.
- Appuyez sur « Nouveau ».
- Écrivez le créancier, l'objet de la dette, le montant dû et ce qui est déjà payé.
- Indiquez la date de la dette et l'échéance à respecter.
- « Enregistrer ». La colonne « Reste » et le statut (À payer, Partiellement payée, En retard, Soldée) se calculent tout seuls.
- Astuce : Une dette avec une échéance passée passe en « En retard » : c'est le signal de payer.
- Astuce : Le carnet de dettes ne crée aucune facture : il sert uniquement au suivi.
Bons de livraison
Le bon de livraison prouve que la marchandise est partie chez le client, sans être une facture.
- Ouvrez « Bons de livraison » puis « Nouveau ».
- Choisissez le client et ajoutez les articles livrés avec les quantités.
- « Enregistrer », puis « Imprimer » pour la signature du client.
- Vous ferez la facture plus tard, après contrôle du retour ou du paiement.
- Astuce : Le bon de livraison ne retire rien du stock et ne compte pas dans les ventes.
- Astuce : Il garde son propre numéro (BL-…), distinct des factures.
Produits & services
Le catalogue des articles et prestations que vous vendez, avec leur prix. Ce module est réservé à OPTIMA DIGITAL MALI ; les autres clients créent leurs articles depuis « Gestion des stocks ».
- Appuyez sur « Nouveau » pour créer un article.
- Écrivez le nom, la description, le prix de vente et le prix d'achat.
- Indiquez le stock de départ si l'article est une marchandise physique.
- « Enregistrer ». L'article est alors proposable sur les devis, factures et à la caisse.
- Astuce : Le prix d'achat reste visible du gestionnaire seulement ; le commercial ne le voit pas.
- Astuce : Un article sans stock de départ se vend quand même si vous faites une entrée de stock.
Gestion des stocks
Le stock : ce que vous avez en site de production, ce qui est entré, ce qui est sorti, et ce qu'il reste.
- Ajoutez vos articles avec « Ajouter un article » en haut de la page : nom, prix d'achat, prix de vente, stock de départ.
- Faites « Entrée » quand vous recevez de la marchandise (avec le motif et le site de production).
- Faites « Sortie » quand vous vendez hors facture, ou pour une perte ou une casse.
- Utilisez « Transfert » pour déplacer des quantités d'un site de production à l'autre.
- La colonne « Prix par site de production » permet un prix de vente différent dans chaque site de production.
- Lisez l'« Historique des mouvements » pour savoir qui a pris quoi et quand.
- Astuce : Les factures retirent automatiquement les quantités vendues ; supprimer une facture les remet.
- Astuce : Les bons de livraison et les devis ne touchent jamais au stock.
- Astuce : Une quantité négative s'affiche en rouge : il faut faire une entrée.
Sites de production
Chaque site de production tient ses propres articles, clients, devis et stock, avec ses propres prix.
- Appuyez sur « Ajouter un site de production » : écrivez le nom, choisissez principal ou secondaire, ajoutez l'adresse si besoin.
- Il n'y a qu'un seul site de production principal ; les autres sont secondaires.
- Dans la liste, ouvrez un site de production pour voir ses comptes : articles, clients, devis et stock de ce site de production.
- Ajoutez un prix par site de production depuis la colonne « Prix par site de production » de la Gestion des stocks.
- À la caisse, le site de production choisi en haut à droite décide des articles et des prix affichés.
- Astuce : Un article rattaché à un site de production ne se voit pas dans les autres.
- Astuce : « Transfert » (dans la Gestion des stocks) déplace la marchandise entre deux sites de production et garde la trace dans l'historique.
Équipe
L'équipe : les personnes qui travaillent avec vous, et ce qu'elles ont le droit d'ouvrir.
- Appuyez sur « Ajouter » et remplissez le nom et l'email de la personne.
- Choisissez le rôle : gestionnaire, vendeur, caissière ou administrateur.
- Cochez les modules que la personne peut ouvrir. « Caisse » est en tête de la liste ; la caissière n'a pas « Devis ».
- Donnez le mot de passe initial à la personne (8 caractères minimum).
- « Mot de passe » permet de le changer plus tard sans reprendre le compte.
- Astuce : Le gestionnaire (propriétaire) voit tout et gère l'équipe ; le vendeur ne voit que les modules cochés.
- Astuce : Un vendeur ne peut pas ouvrir « Équipe » : seule la personne qui gère l'entreprise y a accès.
- Astuce : Le stock n'est jamais donné à un vendeur par défaut ; cochez « Stock » exprès si besoin.
Sauvegarde et restauration
La sauvegarde met toute votre entreprise dans un fichier, pour la retrouver sur un autre ordinateur ou après un accident.
- Ouvrez « Sauvegarde » (visible par le gestionnaire et l'administrateur).
- Appuyez sur « Exporter » : un fichier de sauvegarde est téléchargé.
- Copiez ce fichier sur une clé USB ou un disque dur, hors de l'ordinateur de travail.
- Sur un autre ordinateur, ouvrez la même application, connectez-vous et utilisez « Restaurer » avec ce fichier.
- Faites cette opération chaque soir ou à chaque grosse journée.
- Astuce : Gardez plusieurs sauvegardes datées (hier, avant-hier, semaine dernière).
- Astuce : La restauration remplace les données de l'ordinateur par celles du fichier : c'est voulu, mais soyez sûr du fichier choisi.
Paramètres
Les paramètres : l'identité de votre entreprise, telle qu'elle apparaîtra sur les factures, les devis et les tickets.
- Ouvrez « Paramètres » (gestionnaire et administrateur).
- Renseignez la raison sociale, l'activité, le téléphone, l'email, l'adresse, la ville, le pays et le fuseau horaire.
- Ajoutez le régime fiscal, le NIF et le RCCM si vous les avez.
- Téléversez votre logo : il s'affiche en haut des documents.
- Complétez les coordonnées bancaires et les mentions de bas de facture.
- « Enregistrer », puis regardez l'aperçu PDF pour vérifier la mise en page.
- Astuce : Seules les informations que vous remplissez s'impriment : laissez vide ce qui ne vous concerne pas.
- Astuce : Le logo est mieux centré s'il est carré et lisible en petit.
- Astuce : Les champs non renseignés ne laissent pas de trou sur la facture.
Réglages de la caisse
Les réglages de la caisse décident de ce qui s'imprime sur le ticket : société, adresse, logo et horaires.
- Ouvrez « Réglages de la caisse » (bouton « Paramètres » de la page Caisse, réservé au gestionnaire).
- Vérifiez le nom de la société et l'adresse imprimée en haut du ticket.
- Téléversez le logo de la caisse s'il est différent de celui de la facture.
- Écrivez les horaires d'ouverture (ex. « 8h – 18h, du lundi au samedi »).
- « Enregistrer », puis faites une vente d'essai et imprimez le ticket pour vérifier.
- Astuce : Le ticket sort sur un rouleau de 58 mm : la mise en page est déjà réglée pour cette largeur.
- Astuce : Les horaires s'impriment sur le ticket, en dessous du nom de la société.
Licence
La page Licence montre le code de votre installation et permet d'activer la version complète avec la clé d'OPTIMA DIGITAL MALI.
- Ouvrez « Licence » : notez le code d'installation affiché.
- Envoyez ce code à OPTIMA DIGITAL MALI (téléphone ou email).
- Vous recevez une clé de licence : copiez-la dans la case et validez.
- La page indique alors « Licence active », avec la date de fin.
- Astuce : Une clé ne marche que sur l'ordinateur qui a donné le code : elle est liée à cette machine.
- Astuce : Sans clé, l'application fonctionne en période d'essai, puis demande la licence avant de laisser entrer.
